Współpraca z dostawcami

Grupa PZU w oświadczeniach otrzymywanych od dostawców stosuje zapis „Zleceniobiorca oświadcza, że zapoznał się i akceptuje ogólne zasady ładu korporacyjnego oraz Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU przyjęty do stosowania w PZU i PZU Życie, który znajduje się na stronie http://www.pzu.pl/ kultura-compliance-pzu.

Podpisanie oświadczenia jest niezbędną częścią złożonej przez Dostawcę oferty w trybie postępowania przetargowego oraz negocjacji. Podpisanie oświadczenia jest niezbędną częścią złożonej przez dostawcę oferty do postępowania ofertowego.

Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU

Kodeks jest zbiorem zasad zarówno dla Grupy PZU, jak i dla wszystkich jej dostawców. Stanowi on również istotne kryterium kwalifikacji i oceny potencjalnych dostawców pod kątem przestrzegania praw człowieka, ochrony środowiska naturalnego, etyki zawodowej oraz ochrony danych osobowych.

Prawa człowieka

Grupa PZU prowadzi działalność biznesową z zachowaniem poszanowania powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz respektowania praw człowieka. Cel ten Grupa PZU realizuje poprzez potwierdzenie tych zasad w prowadzonej polityce zakupowej, procedurach dotyczących ochrony informacji, procedurach bezpieczeństwa i higieny pracy, instrukcjach oraz wewnętrznych wytycznych Grupy PZU.

Środowisko naturalne

Grupa PZU stara się ograniczyć negatywne następstwa swojej działalności w środowisku naturalnym przez wdrażanie proekologicznych inicjatyw oraz angażowanie pracowników w działania na rzecz ochrony środowiska i oczekuje, że każdy z dostawców grupy przestrzega tych samych zasad dotyczących ochrony środowiska, zwłaszcza w zakresie ograniczania zużycia surowców i zasobów naturalnych, zużycia papieru i odpowiedzialnej gospodarki odpadami.

Etyka zawodowa

Etyka zawodowa Grupy PZU odzwierciedla wizję i wartości, którymi firma kieruje się na co dzień. Wartości te wyznaczają standardy w codziennym działaniu i mają na celu wspieranie strategicznej wizji rozwoju Grupy PZU. W poszczególnych spółkach obowiązują procedury i polityki wewnętrzne dotyczące przeciwdziałania korupcji, konfliktowi interesów oraz ujawnianiu poufnych informacji.

RODO

Grupa PZU zapewnia bezpieczeństwo swoich danych oraz ochronę danych osobowych swoich klientów. Rozumie złożoność obowiązków wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) i dba o zgodność wszystkich swoich procesów z regulacjami tego rozporządzenia oraz przepisami krajowymi w obszarze ochrony danych osobowych. Równie dojrzałego podejścia Grupa PZU wymaga od swoich kontrahentów.

Obowiązki nałożone przez RODO realizowane są w działalności bieżącej, co zapewnia zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa. Są to przede wszystkim:

• ocena ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych zarówno w działalności bieżącej, jak i w nowo uruchamianych procesach/inicjatywach/projektach - w 2019 roku w ramach procesu opiniowania oceniono 1571 spraw i 379 inicjatyw/projektów, przeprowadzono monitoring 71 procesów, wykonano 15 audytów procesorów on site;
• realizacja praw podmiotów (m.in. sprzeciwy kierowane do Biura Bezpieczeństwa, kopia danych, usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania) 977 wniosków rozpatrzonych w PZU oraz 587 wniosków zrealizowanych w PZU Życie;
• obsługa 1368 incydentów bezpieczeństwa związanych z przetwarzaniem danych osobowych w PZU, z czego 131 podlegało zgłoszeniu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), oraz 387 incydentów w PZU Życie, z czego 65 podlegało zgłoszeniu do UODO. 

Procedura zarządzania dostawcami w obszarze rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawców

Dzięki procedurze zarządzania dostawcami w obszarze rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawców proces zarządzania dostawcami podlega weryfikacji oraz udokumentowaniu na każdym etapie. W procedurze znajdują się definicje, przepływy, podział ról i odpowiedzialności oraz opis procesu zarządzania dostawcami (w obszarach: rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji do kategorii zakupowych). Wprowadzono jednocześnie platformę zakupową sprzyjającą dynamicznemu obiegowi informacji i pozwalającą na przechowywanie oraz kompletowanie regularnie aktualizowanych dokumentów związanych z (potencjalną) współpracą z danym dostawcą. Po wypełnieniu formularza rejestracji i akceptacji m.in. Kodeksu dobrych praktyk CSR firmy zewnętrzne mogą być wpisane do Bazy Dostawców Grupy PZU.

Po pełnym wdrożeniu w platformie zakupowej modułu odpowiedzialnego za rejestrację i kwalifikację dostawców rozpocznie się monitorowanie kolejnego wskaźnika CSR. Celem tego wskaźnika jest zapewnienie, aby w procesie kwalifikacji jak najwięcej dostawców, zaproszonych do udziału w przetargach organizowanych przez Biuro Zakupów, było zapytanych o kwestie CSR (etyczne, środowiskowe, pracownicze, praw człowieka).

Ryzyko korupcji jest stałym elementem funkcjonującego w PZU i PZU Życie procesu zakupowego. Każdy potencjalny dostawca podlega ocenie ryzyka korupcji na podstawie odpowiedniego kwestionariusza oceny ryzyka. Ponadto, zgodnie z Programem antykorupcyjnym, każda umowa o współpracy spółki z partnerem biznesowym powinna zawierać klauzule antykorupcyjne. Jedna z klauzul stanowi potwierdzenie akceptacji przez dostawcę standardów antykorupcyjnych obowiązujących w PZU. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie informowane są o obowiązującym w spółce Programie antykorupcyjnym. 

Obecnie trwają prace nad platformą zakupową umożliwiającą komunikowanie się z dostawcami drogą elektroniczną. Wdrożenie pełnej funkcjonalności systemu planowane jest na koniec 2021 roku. 

Procedura zakupowa

Zakupy w PZU i PZU Życie realizowane są w następującym obiegu:

• zidentyfikowanie potrzeby zakupowej;
• zgłoszenie do jednostki merytorycznej (jeżeli nie ma jednostki merytorycznej przypisanej do obszaru zakupu, ten krok jest pomijany);
• zgłoszenie do Biura Zakupów;
• realizacja obowiązującej umowy lub postępowanie zakupowe (przetarg, negocjacje, zamówienie z wolnej ręki, proces RFI – zapytanie o informację);
• podpisanie umowy (tylko w przypadku postępowania zakupowego);
• realizacja zakupów;
• ocena umowy (dotyczy tylko istniejących umów z dostawcą).

W 2019 roku Biuro Zakupów zakończyło 304 postępowania zakupowe (przetarg, negocjacje, zamówienie z wolnej ręki, RFI) w PZU oraz PZU Życie. To 7% mniej niż w roku 2018.

W 2019 roku zawarto łącznie 8817 umów z dostawcami w PZU i PZU Życie, o około 14% mniej w porównaniu do 2018 roku.